MANAJEMEN DAN ORGANISASI
I.I Manejemen
I.I.I Pengertian manejemen dan peranan manejemen
Definisi tentang manejemen yang dikemukakan leh para ahli seperti Fayoll, Terry, adalah berbeda-beda, tetapi pda pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan manejemennya berasal dari segi yang berbeda pula.
Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh profesorOei Liang Lee
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari defiisi tentang manejemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manegemen memiliki lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kelima fungsi manejemen ini sangat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tertentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dbuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang ; apa, bagaimana, mengapa, dan kapan akan dilakukan.
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan. Mereka (pelaksanaan organisasi) Terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola berfikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir didalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan sesorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan didalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyk dan berbeda-beda. Oleh karena itufungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoorganisasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.
Sebuah rencana yang telah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu mendatang. Keadaan/waktu yang akan datng, yang penuh dengan ketidakpastian ini sering menimbulkan berbagai akibat dan penyimpangan, sehingga hasil kinerja yag telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang direncanakan. Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dan rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan atau pngendalian.
Namun demikian tidaklah berarti bahwa tugas pengawasan hanyalah menjaga agar penyimpangan tidak terlalu jauh melampaui standar yang telah ditetapkan, tetapi mencakup pula kegiatan-kegiatan untuk mencari kemungkinaan terjadinya penyimpangan, dan mencegah agar penyimpangan tersebut tidak terjadi.
Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manejemenini berjalan secara kronologis seperti uraian dimuka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsiterakhir pengawasan selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi. Jika digambarkan, fungsi-fungsi manajemen ini akan berjalan/berputar seperti sebuah roda.
I.I.II Latar belakang sejarah manejemen
Sekarang kita lihat latar belakang sejarah manejemen yang perkembangan nya berawal dari Eropa meskipun secara rill manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun dibenua-benua lain.
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dn pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak diaangga suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.
Beberapa tahun sebelum taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajerr pada sebuah pertanbangan batu bara di Prancis. Ia juga mempelajari manajemen, mencari teknik-teknik yang dapat meningkatkan produktifitas batu bara.Fayol telah memetuskan bahwa manejemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian, dan pengendalian. Secara umum, ia berusahamelakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.
Sejak pemunculan bukunyatahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scintific Management. Dalam bukunya, Taylr mengemukakan beberapa prinsipmanagemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip_prinsip tersebut adalah :
1. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
2. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih da dilatih secara ilmiah.
3. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan mengkaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
4. Menempatkan manager dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
Sebelum Taylor menjadi teknisi pemimpin di Midvale Stell Company, Ia merintis karirnya sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakan beberapa eksperimen untuk menentukan standar kerja. Dalam salah satu eksperimennya, ia melatih seorang buruh pengambil bahan besi, yang dapat menigkatkan beban tonase dari 12,5 ton menjadi 47,5 ton perhari. Taylor juga memplopori penelitian tentang pengukuran-waktu-kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerjaatau produksi massaakan kurang berarti jika pengolahannya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.
Penelitian dan buku dari taylor itu telah membuktikan bahwa manejemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyata minat masyarakat untuk mempelajari managemen semakin besar.
I.I.III Fungsi dan proses manajemen
Manejemen memiliki lima fungsi yang memiliki kaitan erat dengan definisinya, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Kelima fungsi manejemen ini sangat penting didalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tertentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dbuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang ; apa, bagaimana, mengapa, dan kapan akan dilakukan.
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan. Mereka (pelaksanaan organisasi) Terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola berfikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir didalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan sesorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan didalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyk dan berbeda-beda. Oleh karena itufungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoorganisasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.
Sebuah rencana yang telah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu mendatang. Keadaan/waktu yang akan datng, yang penuh dengan ketidakpastian ini sering menimbulkan berbagai akibat dan penyimpangan, sehingga hasil kinerja yag telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang direncanakan. Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dan rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan atau pngendalian.
Namun demikian tidaklah berarti bahwa tugas pengawasan hanyalah menjaga agar penyimpangan tidak terlalu jauh melampaui standar yang telah ditetapkan, tetapi mencakup pula kegiatan-kegiatan untuk mencari kemungkinaan terjadinya penyimpangan, dan mencegah agar penyimpangan tersebut tidak terjadi.
Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manejemenini berjalan secara kronologis seperti uraian dimuka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsiterakhir pengawasan selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi. Jika digambarkan, fungsi-fungsi manajemen ini akan berjalan/berputar seperti sebuah roda.
I.I.IV Ciri-Ciri manager profesional
Ciri-ciri manager profesional dapat kita lihat dari berbagai sudut pandang, diantaranya ialah ; Berkaitan dengan hubungan antar pribadi, Berkaitan dengan informasi, dan Berkaitan dengan pengambilan keputusan.
Berikut penjabaran dari ketiga sudut pandang tersebut :
1. Berkaitan dengan hubungan antar pribadi
· Pemimpin lambang ; Kepala simbolis, diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial.
· Pemimpin (leader) ; bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan, serta bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dalam tugas-tugas yang terkait
· Penghubung (liaison) ; Memelihara suatu jaringan kontak luaryang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi.
2. Berkaitan dengan informasi
· Pemantau (monitor) ; sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternaltentang organisasi.
· Penyebar (disiminator) ; meneruskan informasi yang telah diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organsasi
· Juru bicara (spokeserson) ; Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tidakan dan hasil organisasi.
3. Berkaitan dengan pengambil keputusan
· Wirausaha (enterpreneur) ; mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai proyek-proyek perbaikan untuk suatu perubahan
· Pengendali gangguan (disturbance handler) ; bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting.
· Pengalokasi sumber daya ( Rsource allocator) ; bertanggung jawab terhadap alokasi sumber daya organisasi
· Perundingan (negotiator) ; mewakili organisasi pada perundingan-perundingan utama.
I.I.V Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
Keterampilan manajemen yang dibutuhkan pada bisnis modern dapat kita lihat dalam buku yang berjudul The Principles of Scintific Management yang dikaran oleh Taylor. Disana disebutkan empat prinsip/keteramppilan manejemen, yaitu :
1. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
2. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih da dilatih secara ilmiah.
3. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan mengkaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
4. Menempatkan manager dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
I.II Organisasi
I.II.I Definisi organisasi
Dalam berbagai aktifitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Tim-tim olahraga dan organisasi sosial, kelompok keagamaan, dan aktifitas-aktifitas pekerjaan, semuanya termasuk organisasi. Bahkan kelompok-kelompok binatag, seperti lebah, semut, rayap, dan monyet juga memiliki organisasi.
Banyak keberhasilan perusahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manager dapat dilaksanakan.
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manager harus menyusun suatu struktur organisasi yang orang-orang serta sumber-sumber fiiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi tersebut mencakup tiga pokok, yaitu : interaksi manusia, kegiatan mengaruh pada tujuan, struktur.
Untuk suatu perusahaan yang kecil, fungi pengorganisasian itu sangatlah sederhana. Sebuah toko kelontong kecil, misalnya si manager (pemilik) memperkerjakan beberapa orang karyawan untuk melayani pembeli, membersihkn dan mengatur barang, serta menjaga keamanan toko. Pemilik biasanya menangani penerimaan uang, pembeliaan barang, memberi tugas kepada para pekerja dan secara pribadi pimimpin jalannya perusahan.
Jika suatu perusahaan itu tumbuh, kebutuhan akan organisasi semakin meningkat, dengan semakun besarnya perusahaa, kiranya semakin diperlukan adanya spesialisasi dan jumlah karyawan yang lebih banyak.
I.II.II Pentingnya mengenal organisasi
Dalam berbagai aktifitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Tim-tim olahraga dan organisasi sosial, kelompok keagamaan, dan aktifitas-aktifitas pekerjaan, semuanya termasuk organisasi. Bahkan kelompok-kelompok binatag, seperti lebah, semut, rayap, dan monyet juga memiliki organisasi.
Oleh karena itu, pentingnya dalam mengenal suatu organisasi baik pengertiannya, bentuk, serta ciri dari suatu organisasi merupakan salah satu hal yang paling penting dalam hidup kita.
Suatu lembaga atau organisasi, membuat kita makin memiliki sifat sosial seta pengetahuanpun makin meluas. Bila kita vacum terhadap apa yang dimaksud organisasi, kita akan dibawa oleh zaman, bukan kita yang akan membawa zaman.
I.II.III Bentuk-bentuk organisasi
i. Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.
Kebaikannya :
· Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
· Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
· Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukannya :
· Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
· Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
· Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
ii. Bentuk Organisasi Fungsional
Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.
Kebaikannya :
· Pembidangan tugas-tugas jelas.
· Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
· Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Keburukannya :
· Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
· Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.
iii. Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya;
· Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
· Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
· Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya :
· Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
· Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.
iv. Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff
Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.
I.II.IV Prinsip-prinsip organisasi
1. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
2. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
3. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
4. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
5. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
I.I.V Keterampilan manajemen yang dibutuhkan
Keterampilan manajemen yang dibutuhkan pada bisnis modern dapat kita lihat dalam buku yang berjudul The Principles of Scintific Management yang dikaran oleh Taylor. Disana disebutkan empat prinsip/keteramppilan manejemen, yaitu :
1. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
2. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih da dilatih secara ilmiah.
3. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan mengkaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
4. Menempatkan manager dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
Daftar Pustaka
Dharmmesta, Basu Swastha. Azaz-Azaz Management Modern. Yogyakarta : Penerbit Liberty, 1984
Ibnu, Sukotjo. Pengantar Bisnis Modern edisi 3. Yogyakarta : Penerbit Liberty, 1993
www.wikipedia.com
www.google.com
0 komentar:
Posting Komentar